Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę powinny mieć prowadzoną dokumentację pracowniczą. Dokumentacja może być prowadzona zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej. Najważniejsze jest to, że dokumentacja powinna być przechowywana zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, czyli musi zostać zachowana jej poufność, integralność, kompletność i dostępność w warunkach, które nie zagrażają jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
To ważna informacja, ponieważ w 2024 roku Urząd Ochrony Danych Osobowych nałożył karę w wysokości 240 tys. złotych na firmę gastronomiczną, w której pracownik zgubił pendrive z danymi osobowymi. Pracownik tej firmy zgubił przenośną pamięć, na której znajdowały się niezaszyfrowane pliki zawierające dane osobowe innego pracownika, a mianowicie imię i nazwisko, adres, obywatelstwo, płeć, data urodzenia, numer PESEL, seria i numer paszportu, numer telefonu, adres e-mail, zdjęcia oraz dane dotyczące wysokości zarobków. Na nośniku znajdowały się też zaszyfrowane pliki z danymi finansowymi.
W placówkach ochrony zdrowia często przykłada się dużą wagę do ochrony danych osobowych pacjentów, ale bywa, że zapomina się o ochronie danych osobowych pracowników. Dlatego postanowiliśmy pomóc w odświeżeniu tej wiedzy.
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Na dokumentację pracowniczą składają się:
- akta osobowe pracowników (A, B, C, D, E);
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:
- A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, np. CV czy list motywacyjny;
- B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
- umowa o pracę,
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
- zakres obowiązków,
- potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
- wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
- wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
- dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy;
- C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
- D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
- E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony – organ powołany do ochrony porządku publicznego,
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i numerowane. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Jeśli BHP i RODO w placówce medycznej to dla Ciebie czarna magia odezwij się do ekspertów medicine up! Pomożemy Ci w stworzeniu kompleksowej dokumentacji pracowniczej i BHP podmiotu leczniczego, audycie placówki, przygotowaniu do kontroli PIP i Sanepid, przeprowadzeniu szkoleń wstępnych i okresowych pracowników placówki medycznej oraz właścicieli i osób kierujących pracownikami, a także szkoleń z zakresu BHP i RODO w placówce medycznej dla menedżerów. Zapraszamy do kontaktu!