Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w placówce medycznej zmienia coś więcej niż tylko sposób wystawiania faktur. Zmienia się obieg dokumentów, zakres odpowiedzialności pracowników, sposób odbioru faktur od dostawców oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, na przykład gdy nie działa internet albo system jest czasowo niedostępny. Dla wielu placówek największym wyzwaniem nie jest sama technologia, ale uporządkowanie procesu: kto odbiera faktury, kto je sprawdza, kto przekazuje je do księgowości i płatności oraz jak zabezpieczyć się przed błędami i próbami oszustw.
W tym artykule zostało pokazane, jak przygotować placówkę do pracy z KSeF w sposób bezpieczny i zrozumiały, dlaczego warto mieć prostą procedurę wewnętrzną, jak przygotować harmonogram odbioru faktur, jak organizować pracę w trybach awaryjnych oraz na co szczególnie uważać w podmiotach leczniczych, w tym przy wystawianiu faktur „na firmę”. Dzięki temu KSeF staje się przewidywalnym procesem, który da się opanować.
Dodatkowo należy pamiętać, że ustawodawca przewidział sankcje za wybrane nieprawidłowości związane z KSeF. Mają one realnie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. To daje czas na przygotowanie placówki medycznej w 2026 roku, ale jak zawsze, nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę.
Dlaczego procedura wewnętrzna jest w placówce medycznej tak ważna
W placówkach medycznych dokumenty finansowe krążą pomiędzy różnymi pracownikami. Czasem zaczyna się w rejestracji, czasem w administracji, czasem w dziale zakupów, a kończy w księgowości. Do tego dochodzą dostawcy usług, energii, sprzętu medycznego, najem lokalu, sprzątanie, ochrona, internet, telefon, serwis, a często także współpraca z biurem rachunkowym.
KSeF porządkuje kanał dostarczania faktur, ale jednocześnie wymusza zmiany w organizacji. Bez procedury wewnętrznej łatwo o sytuacje takie jak:
- faktura jest w systemie, ale nikt jej nie odebrał, a termin płatności mija,
- faktura wygląda podejrzanie, ale ktoś automatycznie przekazuje ją do płatności,
- pracownik wystawia fakturę poza systemem, bo nie miał dostępu albo nie wiedział, co zrobić, a potem nikt nie dopilnował dosłania jej do KSeF,
- uprawnienia do systemu ma zbyt wiele osób, a placówka nie ma kontroli, kto i co zrobił.
Dobrze napisana procedura wewnętrzna działa jak mapa. Pokazuje krok po kroku, co robić, kto jest odpowiedzialny i jak sprawdzić, czy wszystko zostało zrobione poprawnie.
Kto powinien obsługiwać KSeF i jak podzielić odpowiedzialność
Pierwsza i najważniejsza zasada bezpiecznego wdrożenia to wyznaczenie osób odpowiedzialnych.
W większych podmiotach medycznych zwykle robi to dział księgowości, ale warto zapewnić też wsparcie informatyczne, bo KSeF będzie powiązany z programami używanymi w placówce.
W mniejszych placówkach, które korzystają z biura rachunkowego, trzeba jasno ustalić podział zadań. W praktyce warto doprecyzować to w umowie lub w aneksie, ponieważ biuro rachunkowe może potrzebować uprawnień do wykonywania czynności w KSeF w imieniu placówki.
W procedurze wewnętrznej powinno być jednoznacznie opisane:
- kto odbiera faktury przychodzące,
- kto je weryfikuje,
- kto przekazuje je do księgowości,
- kto odpowiada za przekazanie do płatności,
- kto wystawia faktury wychodzące,
- kto kontroluje sytuacje awaryjne i terminy dosyłania dokumentów.
Wsparcie informatyczne i integracja systemów placówki z KSeF
Wdrożenie KSeF zwykle wymaga współpracy z dostawcami oprogramowania. W placówkach medycznych bardzo często funkcjonują dwa kluczowe obszary:
- system finansowo-księgowy, który obsługuje księgowość i rozliczenia,
- system medyczny EDM, w którym funkcjonują procesy pacjentów i dane potrzebne do rozliczeń.
W dużych podmiotach medycznych integracja jest często konieczna, bo ręczna praca przy dużej liczbie faktur generuje błędy i opóźnienia. Jeśli placówka ma starsze systemy, które nie wspierają automatycznej wymiany danych, pojawia się pokusa pracy ręcznej, na przykład ręcznego wgrywania lub pobierania plików. W praktyce bywa to droższe niż modernizacja, bo koszt błędów i czasu pracy personelu szybko rośnie.
W procedurze wewnętrznej warto wpisać, kto odpowiada za kontakt z dostawcą systemu i kto prowadzi testy przed uruchomieniem produkcyjnym.
Uprawnienia do KSeF i zasady bezpieczeństwa pracy w systemie
KSeF to system, w którym dostęp nie powinien być przypadkowy. Procedura powinna opisywać sposób nadawania uprawnień i zakres uprawnień dla każdej roli.
W praktyce dobrze działa zasada: każdy pracownik ma tylko takie uprawnienia, jakie są mu potrzebne do pracy. Dzięki temu ogranicza się ryzyko błędów i nadużyć.
Warto też wprowadzić obowiązek podpisania oświadczenia przez osoby korzystające z systemu. Takie oświadczenie powinno potwierdzać, że pracownik zna zasady korzystania z KSeF, rozumie swoją odpowiedzialność oraz wie, gdzie zgłosić problem, jeśli się pojawi.
Cyberbezpieczeństwo: KSeF nie eliminuje oszustw, więc trzeba weryfikować faktury
Często spotyka się błędne przekonanie, że skoro faktura jest w systemie, to jest automatycznie bezpieczna. W praktyce oszuści próbują podszywać się pod kontrahentów, zwłaszcza przy fakturach, które wyglądają „rutynowo”. Dotyczy to na przykład opłat za energię, wodę, gaz, internet, wynajem lokalu czy serwis.
Dlatego procedura wewnętrzna powinna wprost wskazywać, że każda faktura musi zostać sprawdzona zanim trafi do płatności. Weryfikacja powinna obejmować dane wystawcy oraz zgodność faktury z dotychczasową współpracą. Jeśli cokolwiek się nie zgadza, procedura powinna nakazywać wstrzymanie procesu i wyjaśnienie sprawy.
To jest szczególnie ważne, ponieważ w realiach placówki medycznej płatności są często realizowane pod presją czasu, a jedna podejrzana faktura potrafi zostać przepchnięta „żeby nie było zaległości”.
Jak często odbierać faktury i jak przygotować listę stałych wystawców
W KSeF faktury przychodzą do systemu, ale nadal ktoś musi je regularnie odbierać i przekazywać dalej. Częstotliwość zależy od skali działalności placówki, ale w praktyce warto wdrożyć rytm stałej kontroli, na przykład codziennej.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie listy stałych kontrahentów, od których faktury pojawiają się regularnie. W placówkach medycznych zwykle są to dostawcy energii, gazu, internetu, telefonii, sprzętu, materiałów, usług sprzątania, ochrony, serwisu, najmu, a także paliwa i eksploatacji samochodów.
Taka lista pomaga szybciej wykryć fakturę, która wygląda obco, nie pasuje do wzorca, ma innego wystawcę albo inne dane do płatności.
Jak powinno wyglądać przekazywanie faktury do księgowości i do płatności
KSeF zmienia sposób doręczania dokumentów. Zamiast papieru lub maila, faktura pojawia się w systemie. Dlatego procedura wewnętrzna musi jasno opisać, jak faktura ma trafić od osoby odbierającej ją w KSeF do księgowości i dalej do płatności.
W praktyce bardzo dobrze działa zasada ciągłości. Osoba, która odbiera fakturę, powinna być odpowiedzialna za dopilnowanie, że faktura została:
- odebrana,
- sprawdzona,
- przekazana do księgowości,
- przekazana do płatności w terminie.
Jeśli ten proces rozdzieli się na zbyt wiele osób bez jasnego nadzoru, powstają dziury odpowiedzialności i faktury giną.
Jakie dokumenty nie są obsługiwane w KSeF i co trzeba opisać w procedurze
Nie wszystko, co krąży w finansach placówki, jest fakturą w rozumieniu KSeF. W procedurze wewnętrznej powinno być jasno napisane, że do KSeF nie wprowadza się na przykład dokumentów takich jak faktury pro forma, noty obciążeniowe czy noty uznaniowe.
Istotne jest także to, że system nie działa jak skrzynka na załączniki. Nie można dorzucić osobnego pliku jako załącznika do faktury w postaci osobnego dokumentu. To trzeba uwzględnić, zwłaszcza jeśli dotychczas placówka miała nawyk dołączania na przykład skanów jako części obiegu.
Co zrobić, gdy nie ma internetu albo system jest niedostępny, czyli tryby awaryjne
Jednym z największych źródeł błędów jest sytuacja, w której placówka nie może wystawić lub pobrać faktury, bo nie działa internet albo system jest czasowo niedostępny.
Wtedy wchodzą w grę procedury pracy awaryjnej, które trzeba mieć opisane w instrukcji wewnętrznej. Te procedury są potrzebne nie dlatego, że awarie będą codziennością, ale dlatego, że jedna awaria w zły dzień potrafi zablokować wystawianie faktur i płatności.
Istnieje kilka trybów pracy awaryjnej, jednak najważniejsze jest to, żeby procedura wewnętrzna wskazywała:
- kto podejmuje decyzję o przejściu na tryb awaryjny,
- kto wystawia faktury w takim trybie,
- gdzie zapisywane są pliki i dokumenty,
- kto odpowiada za późniejsze dosłanie do KSeF,
- jak placówka dokumentuje, że zrobiła to na czas.
W praktyce w trybach awaryjnych kluczowe są też elementy umożliwiające późniejszą identyfikację faktury i jej weryfikację. W obiegu pojawiają się oznaczenia w postaci kodów pozwalających sprawdzić pochodzenie i powiązanie dokumentu z systemem.
Najważniejsza zasada jest prosta. Praca awaryjna nie może oznaczać improwizacji. Każdy musi wiedzieć, co robić, a po zakończeniu problemów trzeba doprowadzić dokumenty do porządku i dopiąć proces w systemie.
Jakich błędów unikać, bo mogą prowadzić do sankcji finansowych
Istnieją trzy typowe sytuacje, które mogą być uznane za nieprawidłowości i mogą skutkować karą pieniężną.
Pierwsza sytuacja to brak wystawienia faktury w KSeF w sytuacji, gdy placówka ma już taki obowiązek. Druga sytuacja to wystawienie faktury awaryjnie, ale w sposób niezgodny z wymaganiami. Trzecia sytuacja to niewysłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie awaryjnym w terminie, który obowiązuje dla danego trybu.
To są problemy, które bardzo często wynikają nie ze złej woli, tylko z braku jasnej procedury. Dlatego procedura wewnętrzna i rejestr sytuacji awaryjnych są praktycznym zabezpieczeniem.
Szczególne ryzyko w placówkach medycznych, czyli faktury na firmę
W ochronie zdrowia często występuje sytuacja, że pacjent prosi o fakturę na firmę albo np. fundację. Niekiedy jest to związane z refundacją okularów, benefitami pracowniczymi albo rozliczeniami prywatnymi.
Ryzyko polega na tym, że numer identyfikacyjny firmy można łatwo zdobyć i ktoś może poprosić o fakturę na podmiot, którego nie reprezentuje. Dlatego procedura wewnętrzna powinna opisywać, co placówka uznaje za wystarczające potwierdzenie, że faktura ma być wystawiona na konkretną firmę. Często wystarcza prosta zasada, że potrzebny jest dokument lub oświadczenie potwierdzające podstawę wystawienia faktury na firmę.
Dlaczego warto dołączyć podręcznik obsługi jako załącznik do procedury
W praktyce sama procedura opisująca zasady to za mało, jeśli pracownicy nie mają wsparcia w codziennej obsłudze systemu. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie prostego podręcznika użytkownika. Taki podręcznik pokazuje krok po kroku, co kliknąć, gdzie wejść i jak sprawdzić status faktury.
Taki załącznik bardzo ogranicza liczbę błędów, bo pracownik nie musi pamiętać wszystkiego. Może wrócić do instrukcji w trakcie pracy.
Warto też, żeby w podręczniku znalazły się dane kontaktowe osoby lub zespołu, do którego można zgłaszać problemy.
Podsumowanie
Bezpieczne wdrożenie KSeF w podmiocie leczniczym nie zaczyna się od systemu, tylko od ustalenia procesu. Najważniejsze jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych, przygotowanie jasnej instrukcji wewnętrznej, ustawienie bezpiecznych uprawnień, wdrożenie weryfikacji faktur pod kątem oszustw i przygotowanie procedur na awarie.
Jeżeli placówka zrobi to wcześniej, KSeF może realnie usprawnić obieg dokumentów i ograniczyć chaos, zamiast go tworzyć. A kiedy od 2027 roku sankcje zaczną realnie działać, placówka będzie miała proces, który broni ją przed kosztownymi błędami.
DODATEK:
Przykładowa procedura wewnętrzna KSeF w podmiocie leczniczym: